Office Manager H/M

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OFFICE MANAGER
H/M

Designer Outlet Zaragoza será el nuevo destino de compras más ambicioso e inteligente del norte de España, con más de 120 marcas de moda y estilo de vida en una superficie bruta alquilable de 18.600 m², construida en dos fases. La tienda formará parte del nuevo e innovador complejo comercial y de ocio de Zaragoza, punto de encuentro de familias y amigos con una superficie bruta alquilable de más de 70.000 m². La apertura de la primera fase está prevista para la primavera de 2020. Designer Outlet Zaragoza es gestionado por ROS Retail Outlet Shopping, uno de los principales operadores europeos de tiendas de diseño y conceptos de compra innovadores.

¿Deseas trabajar en un equipo de gestión de centros joven y dinámico?
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OFFICE MANAGER
H/M

Tiempo completo/Indefinido

El/La Office Manager se encarga de prestar apoyo secretarial y administrativo al Centro con el fin de que los servicios se presten de manera eficaz y eficiente.

Es responsable de la puntualidad en la presentación de informes y la eficiencia administrativa, y realiza tareas contables diarias de apoyo al Director del Centro.

PRINCIPALES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

OFFICE MANAGEMENT

  • Gestión y supervisión de la Suite de Gestión en el Outlet Centre

  • Asegurarse de que el paquete de ofimática esté plenamente operativo durante el horario de trabajo.

  • Mantenimiento del sistema de archivo general

  • Custodia de todos los documentos, informes, contratos de leasing y contratos de inquilinos auxiliares.

  • Supervisar y mantener un inventario adecuado de suministros y equipos de oficina

CONTABILIDAD

  • Reconciliiar las facturas e identifique las discrepancias

  • Crear y actualizar informes de gastos

  • Procesar formularios de reembolso

  • Preparar los depósitos bancarios

  • Introducir operaciones financieras en bases de datos internas

  • Comprobar la precisión de las hojas de cálculo

  • Mantener registros financieros digitales y físicos

  • Emitir facturas a clientes y socios externos, según sea necesario.

  • Revisar y archivar los documentos de nómina

  • Participar en auditorías trimestrales y anuales

APOYO EN MARKETING

  • Recopilar y administrar todos los datos de los clientes y del Club VIP

  • Desarrollo y ejecución de estándares de información del Centro sobre promociones, eventos y acciones relacionadas con el turismo en estrecha colaboración con Tourism Marketing

RELACIÓN CON INQUILINOS

  • Actualización de todos los registros de datos de arrendatarios

  • Responder a las preguntas de los inquilinos siempre que sea posible

  • Mantener el apoyo de los servicios de oficina para los inquilinos

  • Distribuir toda la correspondencia relevante del Inquilino / lista ranking semanal

  • Conservar y transmitir la documentación de los solicitantes de empleo

RELACIONES CON LOS EMPLEADOS/TRABAJO EN EQUIPO

  • Proporcionar apoyo profesional y técnico a todos los miembros del equipo.

  • Prestar apoyo administrativo al Director del Centro

  • Establecer contacto con todos los miembros del equipo de gestión in situ sobre cuestiones operativas cuando sea necesario.

REQUISITOS DEL PERFIL

EXPERIENCIA, CONOCIMIENTOS Y CUALIFICACIONES NECESARIAS PARA EL PUESTO

  • Administración de la Oficina

  • Una clara comprensión de las políticas y procedimientos relevantes

  • Conocimiento de los procedimientos básicos de contabilidad

  • Familiaridad con las regulaciones financieras

  • Capacidad de trabajar e integrarse en un equipo ya establecido o recién formado.

  • Fluidez en inglés (vocal y escrito)

  • Buenos conocimientos de computación

COMPETENCIAS Y HABILIDADES NECESARIAS PARA ESTE PUESTO

  • Sólidas habilidades organizativas - capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar la carga de trabajo

  • Rápido y con capacidad de respuesta - trabajando con plazos estrictos

  • Habilidades de comunicación e interpersonales

  • Capacidad para trabajar por iniciativa propia

  • Excelente servicio al cliente

  • Saber trabajar en equipo - mantener relaciones de trabajo estrechas con todos los demás empleados de la empresa.

  • Capacidad de escucha y voluntad de aprender

  • Máxima discreción al tratar con toda la información sensible y confidencial

  • Comprometidos, motivados y apasionados con nuestra gente y nuestra empresa

  • Flexibilidad

  • Buen sentido del humor

Te ofrecemos un trabajo interesante en una empresa en crecimiento. Si hemos despertado tu interés, esperamos recibir tu CV y carta de presentación en inglés. Por favor, ten en cuenta que sólo se considerarán solicitudes en inglés.

Por favor, envía tu solicitud a claudio.poltera@ros-management.com, indicando la fecha más temprana posible de ingreso y tu salario deseado.